Как использовать Kanban для развития личной эффективности

Когда мы пытаемся повысить личную эффективность, часто сталкиваемся с проблемой многозадачности и потери фокуса. Это нормально, ведь нужно держать в голове одновременно много планов, расставлять приоритеты. Список дел быстро разрастается и начинает эмоционально давить.

Проблема еще в том, что развитие личной эффективности невозможно нормально планировать. Требования постоянно меняются: сегодня нужно изучить бизнес-английский и финансовый аудит, а уже завтра разобраться в китайских обычаях и подготовиться к международным переговорам.

Частично решить проблему можно с помощью гибких методологий управления
проектами — это специальные техники, которые помогают концентрироваться на главном и не терять фокус при постоянной смене требований к задаче.

Что такое Kanban

Kanban — это система организации производства, которая помогает выполнять задачи в срок, делает процессы прозрачными и понятными для всех участников. Впервые она была реализована фирмой Toyota — эксперименты начались в 1959 году, а производство начали переводить на эту методологию в 1962 году.

В основе метода лежит философия бережливого производства — принцип, в соответствии с которым составляются месячные и оперативные планы среднесуточного выпуска на каждом участке. Все сроки рассчитываются с учетом покупательского спроса и являются гибкими, то есть корректируются в зависимости от ситуации.

Это ключевое отличие метода от классического планирования — когда сначала расписывают план на год вперед, а затем просто делают несмотря на спрос и появление каких-то новых важных факторов.

Гибкие методологии сейчас используют в крупных ИТ-компаниях, например, в Сбербанке. Но подход отлично подходит и для личностного развития — модифицированную версию называют персональным канбаном.

Принципов у этой методологии несколько:

1. Не нужно заниматься долгосрочным и доскональным планированием. Достаточно примерно представлять себе цель, которой хотите достичь.

2. Работа идет небольшими итерациями, направление всегда можно изменить.

3. Есть визуализация: вы наглядно видите, как устроен процесс, всегда знаете, что конкретно нужно сделать для достижения цели. Это помогает не откладывать дела, а приступать к ним быстрее.

4. Подход к планированию отличается от классического: вы постоянно модифицируете план, он гибкий, все задачи всегда расставляются по приоритетам.

5. Есть искусственные ограничения, которые помогают бороться с выгоранием.

Начните Kanban со списка задач

Обычно планирование означает определение стратегии, а затем детализацию: нужно составить длинный пошаговый план, с перечнем ресурсов и ответственными. В Kanban работа тоже стартует с планирования, но подход отличается.

Формулировать конкретные задачи на старте не нужно, достаточно определить общие направления. Делать это лучше в таблице — в одном столбце название цели, в другом четырехзначный коэффициент приоритета.

Например, вы хотите улучшить свой личный бренд. Таблица может выглядеть так:

• Запустить блог — 1000.

• Завести YouTube-канал — 2000.

• Выступать на конференциях — 3000.

• Разобраться в способах продвижения в социальных сетях — 4000.

Затем каждую из целей нужно детализировать — сделать конкретнее. И тоже поставить приоритет. Например, задача «Запустить блог» с приоритетом 1000 превращается в несколько подзадач:

• 1010 — проанализировать конкурентов.

• 1020 — изучить интересы целевой аудитории.

• 1030 — найти редактора, который будет помогать писать статьи.

• 1040 — выбрать темы и сделать пять пробных материалов.

• 1050 — решить, как продвигать блог.

• 1060 — выбрать имя для сайта и купить домен.

• 1070 — найти фрилансера, который сделает сайт.

Каждую из подцелей в итоге можно разбить на меньшие задачи, также расставляя приоритеты. Например, задача 1010 может превратиться в несколько подзадач: 1011 — составить список конкурентов; 1012 — купить сервис для анализа; 1013 — нанять консультанта.

В итоге у вас появится таблица с большим списком задач, ее называют бэклог. В отличие от классического долгосрочного планирования, этот список необязательно выполнять по порядку — вы можете в любой момент менять приоритеты у конкретной задачи. Например, вы поняли, что видеоблог будет слишком дорогим, а известности не принесет — ок, можно понизить приоритет у цели, а значит, подзадачи тоже уйдут вниз.

Сделайте бэклог наглядным

В Kanban стоит использовать технологии для управления и визуализации проектов. Проще всего начать с Trello — это бесплатно, у него интуитивно понятный интерфейс, можно использовать как в одиночку, так и приглашать в проект других людей. Это полезно, если вы будете делегировать какие-то задачи из бэклога.

Систему управления проектами можно представить как большую доску, которую вы делите на несколько столбцов. Каждый столбец — это некий универсальный этап, через который проходит любая задача. Например, упрощенно столбцы могут выглядеть так:

• Список задач — столбец со всеми задачами, которые у вас есть.

• Предварительный анализ — задача, над которой нужно подумать. Например, решить, стоит ли делать ее самому, или можно поручить кому-то еще.

• Взял в работу — так обычно называют задачи, над которыми вы работаете.

• Делегировал — столбец с задачами, которые выполняют другие люди.

• Проверка — сюда попадают готовые задачи, которые нужно изучить.

• Сделано — задачу приняли, больше не возвращаемся.

В каждый столбец в Trello можно добавлять карточки с задачами. К карточке можно прикрепить ответственного, указать срок, чек-лист, добавить картинку или другой файл. Карточки можно передвигать между столбцами.

Причем создавать карточки с задачами необязательно сразу в Trello, можно импортировать их из Excel. Просто выделяете таблицу, копируете и вставляете в менеджер проектов. Trello при этом спросит, нужно ли вставить все данные в одну карточку или сделать несколько — одна строка будет одной карточкой.

В результате у вас получится условное рабочее пространство, в котором вы наглядно оцениваете количество всех задач и их статусы.

Оцените время и внедрите ограничения

В Kanban работа проходит с помощью спринтов — небольших отрезков времени, за которые нужно решить какое-то конкретное количество задач. Обычно это 1—2 недели. Такой подход помогает снизить вероятность ошибки в оценке времени. Сравните:

Долгосрочное планирование. Мы решаем, что прочитаем книгу на английском из 30 глав за месяц. Значит, нам нужно каждый день читать по главе, и в обычное время это выполнимая задача. Но за месяц в любом случае происходит что-то, что сбивает наш ритм. Например, руководитель поставил несколько лишних задач, мы два дня чувствовали себя плохо.

В итоге мы читаем только 15—20 глав и испытываем чувство вины перед собой. Или пытаемся прочитать оставшиеся 10—15 глав за выходные или вечером, сильно устаем, и вся следующая неделя проходит не очень продуктивно.

Краткосрочное планирование. Мы смотрим только на неделю вперед. Это помогает эффективнее планировать, ведь мы наверняка уже примерно представляем, как она сложится — оцениваем собственное состояние, понимаем обстановку на работе. Ситуация складывается так:

1. Первая неделя — ставим в план три главы книги, потому что шеф позвал на деловой ужин, а друзья отмечают праздник, на него тоже нужно сходить.

2. Вторая неделя — все свободно, мы хорошо себя чувствуем. Можно и десять глав прочитать.

3. Третья неделя — обычная, средняя. Читаем семь глав.

4. Четвертая — снова большая нагрузка на работе, но есть время в дороге. Читаем пять глав.

В итоге прочитано 25 глав, то есть больше, чем в случае долгосрочного планирования. И нет чувства вины — ведь планы реалистичные, мы действительно их выполняем.

Обратите внимание. Как правило, в первые два-три спринта мы берем много задач и не успеваем их выполнить. Это нормальный процесс, с которым сталкивается большинство менеджеров, использующих гибкие методологии. Со временем мы начинаем лучше оценивать свои возможности и ситуации, и ошибок в планировании становится меньше.

Можно помочь себе, используя искусственные ограничения: например, столбцах «В работе» и «На проверку» не должно быть одновременно больше пяти—шести дел, по одной задаче на каждый рабочий день. Но универсального решения нет, метод придется подстраивать под себя.

Запомнить: как использовать Kanban для личной эффективности

• Начните с составления списка целей. Их может быть сколько угодно, используйте даже абстрактные формулировки. Расставьте приоритеты. Проще всего использовать многозначную нумерацию, например, из четырех цифр.

• Начинайте конкретизировать — раскладывать каждую цель на подцели. Тоже расставляйте приоритеты.

• Подцели нужно разложить на задачи и подзадачи. В итоге должен получиться список конкретных действий с приоритетом выполнения. Старайтесь формулировать задачи так, чтобы они были обособлены и чтобы их можно было выполнять одновременно.

• Организуйте пространство для работы, например, в Trello. Загрузите туда задачи, настройте столбцы — универсальные этапы, которые проходит каждая задача.

• Ограничьте себя во времени — планируйте работы краткосрочными спринтами.

• Ограничьте количество задач.

• Выполняйте задачи и управляйте развитием личной эффективности с помощью гибких методологий.